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Antes de automatizar nada, limpia: la auditoría de datos en 5 pasos
Todo el mundo quiere automatizar: flujos que asignen leads, avisos que persigan presupuestos, informes que se escriban solos. Y entonces llega el flujo perfecto… sobre un CRM donde el mismo cliente existe tres veces, la mitad de las empresas se llaman distinto en cada ficha y el campo "sector" lleva años vacío.
Automatizar sobre datos sucios no arregla nada: hace que el desorden vaya más rápido y llegue más lejos. La buena noticia: sanear no es un proyecto de meses si sigues los pasos en orden:
Paso 1: Inventario: qué hay y quién lo usa
Lista todas las propiedades (campos) del CRM y marca cuáles se rellenan de verdad. La regla práctica: si una propiedad se rellena en menos del 20 % de los contactos y nadie filtra por ella, es candidata a desaparecer. El objetivo es quedarte con una docena de campos que todo el mundo entiende.
Paso 2: Duplicados: una persona, una ficha
Busca por email repetido y por teléfono normalizado (el +34 y los espacios esconden más duplicados de los que crees). Fusiona con criterio: manda la ficha con más historial, no la más reciente. Y ojo con los "dos registros a propósito" (cliente y proveedor): eso no es duplicado, es diseño — decídelo y documéntalo.
Paso 3: Consistencia: mismos valores, mismos nombres
"S.L.", "SL", "Sociedad Limitada" y "sl" en el campo empresa son cuatro empresas distintas para una máquina. Cierra las listas de opciones (desplegables) donde puedas y corrige el libre con reglas simples. Este paso es el que hace que los informes dejen de dar resultados surrealistas.
Paso 4: Importaciones históricas: de dónde venía esto
Los archivos Excel importados cada cierto tiempo dejan contactos muertos y campos raros. Revisa qué se importó, de cuándo es y si sigue siendo verdad. Un dato viejo pero etiquetado como tal es útil; un dato viejo mezclado con nuevo es un veneno lento.
Paso 5: Criterio de entrada: que no se ensucie otra vez
Escribe en media página las reglas: qué campos son obligatorios al crear un contacto, cómo se escriben las empresas, cuándo se crea un trato, qué hacer si no sabes un dato. Pégalo donde el equipo pueda verlo. Sin esto, la limpieza dura lo que tarda en llegar el primer comercial con prisa.
Por qué esto importa ahora más que nunca
Los CRM están incorporando agentes de IA que leen tus datos para actuar: priorizar oportunidades, redactar correos, responder clientes. Esos agentes se comportan como el dato que leen: con duplicados confunden personas, con campos vacíos improvisan. La limpieza dejó de ser aburrida higiene — ahora es lo que decide si la IA te ayuda o te hace el ridículo.
¿Cuánto desorden tienes?
La auditoría de datos es uno de los primeros bloques de una implantación: te digo en una sesión qué hay, qué sobra y por dónde empezar. A veces el veredicto es "menos de lo que temías" — también es una buena noticia.